保育園の申し込みや各種手続きなどで就労証明書が必要になったとき、「会社にはどうお願いすればいいの？」と迷ってしまうことがありますよね。
普段あまり発行をお願いする書類ではないため、「誰に頼めばいい？」「メールだけでも大丈夫？」「どんな文章なら失礼にならない？」と悩む方も多いのではないでしょうか。
特に提出期限が決まっていると、早めにお願いしたい気持ちがある一方で、会社の担当者を急かしているように思われないか心配になることもあります。
就労証明書をお願いするときは、難しい文章を考える必要はありません。
書類が必要なこと・用途・提出期限・指定された様式の有無などを、わかりやすく伝えることが大切です。
たとえばメールなら、「就労証明書の作成をお願いしたく、ご連絡いたしました」と用件を伝えたうえで、必要な時期や受け取り方法などを添えると、担当する方にも内容が伝わりやすくなります。
また、会社によっては人事や総務が担当していたり、社内システムから申請する決まりになっていたりすることもあります。
まずは勤務先の申請方法を確認しておくとスムーズです。
保育園・保育所などへの提出で必要になる場合も、提出先によって案内や必要な様式が異なることがあります。
会社へお願いする前に、提出先から指定されている最新の様式や記入上の案内、提出期限を確認しておくと安心です。
パートやアルバイトの方、以前の勤務先へお願いしたい方、提出期限が近く急いでいる方など、状況によって伝え方を少し変えたいケースもあるでしょう。
基本的な依頼メールから、保育園の申請、パート・アルバイト、退職後、急ぎの場合、発行状況を確認したい場合まで、状況に合わせた例文を順番に紹介していきます。
例文はそのまま使うだけでなく、勤務先のルールや提出先から案内されている内容に合わせて必要な部分を書き換えて活用してくださいね。
- 就労証明書を会社に依頼するときはどう頼む？
- 就労証明書を会社に依頼するときの基本例文
- 保育園・保育所の申請で就労証明書を依頼する例文
- パート・アルバイトの場合の就労証明書の依頼例文
- 退職後・転職後に就労証明書をお願いする場合の例文
- 就労証明書を急ぎでお願いしたいときの例文
- 就労証明書の発行状況を確認するときの例文
- 就労証明書の内容を修正してもらいたいときの例文
- 就労証明書を再発行してもらいたいときの例文
- 会社に就労証明書を依頼するときのメールの書き方
- 就労証明書をお願いするときに会社へ伝えること
- 就労証明書を会社に依頼するときの注意点
- 就労証明書の依頼でよくある疑問
- まとめ｜就労証明書は必要事項と期限を伝えて早めに会社へ依頼しよう
就労証明書を会社に依頼するときはどう頼む？
就労証明書が必要になったら、まずは勤務先での申請方法を確認しましょう。
会社によって、人事や総務へ直接お願いする場合もあれば、上司を通して申請したり、社内システムから手続きをしたりする場合もあります。
「とりあえず上司にお願いすれば大丈夫」と決めつけず、誰に・どのような方法で依頼するのかを確認してから進めるとスムーズです。
まず提出先と必要な様式を確認する
会社へ依頼する前に確認しておきたいのが、就労証明書の提出先です。
提出する目的によって、指定されている様式や必要な記載内容が異なることがあります。
提出先から専用の用紙やデータが案内されている場合は、それを用意してから会社へお願いするとよいでしょう。
また、提出期限や提出方法についても一緒に確認しておくと安心です。
「就労証明書なら何でも同じ」と考えず、提出先が案内している最新の情報を確認することが大切です。
指定の様式がある場合は、会社へ依頼するときに添付したり、印刷して渡したりできるよう準備しておきましょう。
会社のどこに依頼すればいい？
就労証明書を誰にお願いするのかは、勤務先によって異なります。
一般的には、人事や総務などが証明書の発行を担当していることがありますが、小さな会社や店舗では店長や上司などが窓口になる場合もあります。
わからない場合は、上司や社内の担当部署へ「就労証明書が必要なのですが、どちらへお願いすればよいでしょうか」と確認するとよいでしょう。
パートやアルバイトの場合も、勤務している店舗ではなく、本社などで書類を作成しているケースがあります。
担当者がわからないときは、まず勤務先のルールを確認すると、何度も依頼先を変える手間を減らせます。
依頼するときに伝えておきたい内容
就労証明書をお願いするときは、「就労証明書をお願いします」だけで終わらせず、必要な情報も一緒に伝えると親切です。
たとえば、次のような内容を整理しておくと依頼しやすくなります。
- 就労証明書が必要なこと
- 何の手続きで使用するのか
- 提出期限
- 指定された様式があるか
- 希望する受け取り方法
提出先から記入方法について案内されている場合は、その情報も担当者へ伝えておきましょう。
担当する方が「何を・いつまでに・どのように準備すればよいのか」を確認できる状態にしておくと、やり取りもスムーズになります。
ただし、自分で判断して会社側の記入内容を指定するのではなく、提出先から案内されている内容を正確に伝えるようにしてくださいね。
提出期限に余裕を持ってお願いする
就労証明書には提出期限が決められていることがあります。
期限がわかったら、できるだけ早めに会社へ相談しておきましょう。
証明書の発行に必要な日数は勤務先の手続きによって異なるため、「お願いしたらすぐにもらえる」とは限りません。
担当者の確認が必要だったり、社内で複数の手続きを経たりすることもあります。
提出期限ぎりぎりではなく、余裕を持って依頼することで、自分自身も落ち着いて準備できます。
もし期限まであまり時間がない場合は、必要以上に急かすのではなく、「○月○日までに提出する必要があります」と事情を伝えたうえで、対応が可能か相談してみるとよいでしょう。
就労証明書を依頼するときは、丁寧な言葉遣いだけでなく、担当する方が対応しやすいよう必要な情報を整理して伝えることも大切です。
就労証明書を会社に依頼するときの基本例文
就労証明書をお願いするときは、必要以上にかしこまった文章にしなくても大丈夫です。
大切なのは、「何をお願いしたいのか」「いつまでに必要なのか」が相手にきちんと伝わることです。
ここでは、メールや社内チャット、口頭など、依頼方法に合わせた基本的な例文をご紹介します。
勤務先によって申請方法は異なるため、実際に使うときは会社のルールに合わせて調整してくださいね。
メールで依頼する場合の例文
人事や総務、上司などへメールでお願いする場合は、件名を見ただけで用件がわかるようにすると親切です。
本文では、就労証明書が必要なことに加えて、用途や提出期限などを簡潔に伝えましょう。
例文はこちらです。
件名：就労証明書発行のお願い
○○様
お疲れさまです。○○部の○○です。
このたび、○○の手続きにあたり、就労証明書の提出が必要となりました。
お手数をおかけしますが、就労証明書をご作成いただくことは可能でしょうか。
提出期限は○月○日となっております。
指定の様式を添付しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
提出期限や様式が決まっていない場合は、該当する部分を削除して使えます。
必要な情報だけを簡潔にまとめると、担当者にも確認してもらいやすいメールになります。
社内チャットで依頼する場合の例文
勤務先によっては、メールではなく社内チャットで担当者へ連絡することもありますよね。
チャットの場合はメールより少し短くても構いませんが、依頼内容や期限は省略しないようにしましょう。
たとえば、次のように伝えられます。
お疲れさまです。
○○の手続きで就労証明書が必要になったため、発行をお願いしたくご連絡しました。
提出期限は○月○日です。
指定の様式がありますので、こちらに添付いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
普段から気軽にやり取りしている相手でも、証明書の依頼では期限や必要な書類をわかりやすく伝えることを意識するとよいでしょう。
口頭でお願いする場合の伝え方
上司や店長などへ直接お願いできる環境なら、口頭で相談する方法もあります。
「就労証明書をお願いします」だけでは、用途や期限が伝わらない場合があります。
たとえば、次のように伝えるとわかりやすいでしょう。
「お忙しいところすみません。○○の手続きで就労証明書が必要になったのですが、発行をお願いできますでしょうか。提出期限が○月○日で、指定の用紙もあります。どちらにお渡しすればよいでしょうか？」
担当部署がわからない場合は、最初から「書いてください」とお願いするより、「どちらへお願いすればよいでしょうか」と確認すると自然です。
口頭でお願いしたあと、必要に応じて様式や期限をメールなどでも伝えておくと、情報の行き違いを防ぎやすくなります。
依頼文を添えて渡す場合の例文
指定された用紙を直接渡す場合は、簡単な依頼文を添えておく方法もあります。
特に、担当者へ直接説明できない場合は、用途や期限を書いておくと内容が伝わりやすくなります。
依頼文の例はこちらです。
就労証明書ご作成のお願い
お疲れさまです。○○部の○○です。
○○の手続きにあたり、就労証明書が必要となりました。
お手数をおかけしますが、添付の様式へ必要事項をご記入いただけますでしょうか。
提出期限：○月○日
ご多用のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
依頼文は長くする必要はありません。
「何の書類か」「何のために必要か」「いつまでに必要か」がわかるようにしておけば、担当する方も確認しやすくなります。
どの方法でお願いする場合も、勤務先で決められた申請方法があるときは、そのルールを優先してくださいね。
保育園・保育所の申請で就労証明書を依頼する例文
保育園や保育所などの申し込みにあたり、勤務先へ就労証明書の作成をお願いすることがあります。
仕事や家事、育児で忙しい時期に書類の準備まで重なると、「会社にはどう伝えればいいの？」と悩んでしまいますよね。
まずは、申し込み先から案内されている内容を確認し、必要な様式や提出期限を把握しておきましょう。
指定された様式がある場合は、会社が確認できるように用意したうえで依頼するとスムーズです。
ここでは、保育園・保育所などの申請を想定した依頼例文をご紹介します。
会社へメールでお願いする例文
人事や総務などへメールでお願いする場合は、保育園等の申請に使用することと、提出期限を簡潔に伝えます。
たとえば、次のようなメールにするとわかりやすいでしょう。
件名：就労証明書作成のお願い
○○様
お疲れさまです。○○部の○○です。
保育園の申請手続きにあたり、就労証明書の提出が必要となったため、ご連絡いたしました。
お手数をおかけしますが、就労証明書をご作成いただけますでしょうか。
提出期限は○月○日となっております。
指定の様式を添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
自治体名などを伝える必要がある場合は、用途の部分に「○○市の保育園申請のため」などと加えてもよいでしょう。
ただし、必要な情報は提出先によって異なることがあります。
申請先から案内されている内容を確認してからメールを作成すると安心です。
用紙を会社へ渡してお願いする例文
紙の様式を会社へ提出して記入してもらう場合は、用紙だけを渡すのではなく、簡単に用途や期限を伝えておきましょう。
直接渡せる場合は、次のようにお願いできます。
「お疲れさまです。保育園の申請で就労証明書が必要になりました。こちらが指定されている用紙なのですが、ご作成をお願いできますでしょうか。提出期限は○月○日です。よろしくお願いいたします。」
担当者へ直接渡せない場合は、用紙に簡単なメモを添えておく方法もあります。
添えるメモの例はこちらです。
お疲れさまです。○○です。
保育園の申請にあたり、就労証明書が必要となりました。
お手数をおかけしますが、添付の様式へ必要事項をご記入いただけますでしょうか。
提出期限：○月○日
ご多用のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
用紙だけを渡すより、用途と期限を一緒に伝えることで、担当する方にも依頼内容を確認してもらいやすくなります。
提出期限が決まっている場合の例文
保育園などの申請では提出期限が決まっていることがあるため、会社へお願いするときにも期限を伝えておきましょう。
ただ、「急いでください」と強くお願いするのではなく、提出期限を伝えたうえで対応について相談する形にするとやわらかな印象になります。
メールでは、次のように伝えられます。
件名：就労証明書作成のお願い（提出期限：○月○日）
○○様
お疲れさまです。○○部の○○です。
保育園の申請手続きに必要な就労証明書について、ご作成をお願いしたくご連絡いたしました。
提出期限が○月○日となっております。
お忙しいところ大変恐縮ですが、期限までのご対応が可能かご確認いただけますでしょうか。
指定の様式を添付しております。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
期限までの日数が少ない場合は、「○日までにお願いします」と一方的に指定するより、事情を伝えたうえで対応可能か確認するとお願いしやすくなります。
また、会社側にも書類作成に必要な時間があります。
申請書類を受け取ったら、できるだけ早めに勤務先へ相談しておくと安心です。
提出方法や必要な記載内容などでわからないことがある場合は、自己判断で進めず、勤務先や提出先へ確認してくださいね。
パート・アルバイトの場合の就労証明書の依頼例文
パートやアルバイトで働いている場合、「就労証明書は店長にお願いすればいい？」「本社へ連絡したほうがいいの？」と迷うことがありますよね。
勤務先によっては、店舗の責任者ではなく、人事や本社などが証明書の作成を担当している場合もあります。
そのため、担当者がわからないときは、まず店長や上司などへ申請方法を確認してみましょう。
パート・アルバイトだからと遠慮しすぎず、必要な書類であることを簡潔に伝えることがポイントです。
勤務先へメールで依頼する例文
勤務先の担当者へメールでお願いできる場合は、正社員の場合と同じように、用途や提出期限などを伝えます。
たとえば、次のような文章が使えます。
件名：就労証明書作成のお願い
○○様
お疲れさまです。○○店で勤務しております○○です。
○○の手続きにあたり、就労証明書が必要となったため、ご連絡いたしました。
お手数をおかけしますが、就労証明書をご作成いただくことは可能でしょうか。
提出期限は○月○日となっております。
指定の様式がありますので、こちらのメールに添付いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
勤務先に複数の店舗や部署がある場合は、自分の勤務店舗や所属先を最初に伝えておくと、担当者にも確認してもらいやすくなります。
店長や上司へ直接お願いする場合
店長や上司と普段から顔を合わせている場合は、まず口頭で相談する方法もあります。
ただし、その方が実際に就労証明書を作成する担当者とは限りません。
最初は「書いてください」と決めつけず、どのように申請すればよいか確認するとよいでしょう。
たとえば、次のように伝えられます。
「お疲れさまです。○○の手続きで就労証明書が必要になったのですが、こちらの書類はどなたにお願いすればよいでしょうか？提出期限は○月○日です。」
店長や上司が担当する場合は、そのまま必要な様式を渡して依頼できます。
本社などで手続きするよう案内された場合は、申請方法や連絡先も確認しておくとスムーズです。
最初に窓口を確認しておくことで、書類が担当者へ届くまでの行き違いを減らしやすくなります。
本社や人事担当へ依頼する場合
チェーン店や複数の事業所がある会社では、本社や人事担当が各種証明書をまとめて作成していることもあります。
普段やり取りする機会が少ない相手へ連絡する場合は、自分の氏名だけでなく、勤務店舗や所属先もわかるように伝えましょう。
メールの例はこちらです。
件名：就労証明書発行のお願い（○○店・○○）
人事ご担当者様
お疲れさまです。○○店でパート勤務しております○○と申します。
○○の手続きにあたり、就労証明書が必要となりました。
お手数をおかけしますが、発行についてご対応いただけますでしょうか。
提出期限は○月○日です。
指定の様式を添付しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。
申請にあたり、ほかに必要な手続きや情報などがございましたら、お知らせいただけますでしょうか。
ご多用のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
会社によっては、メールではなく専用の申請フォームや社内システムを利用する場合もあります。
その場合は、勤務先から案内された正式な申請方法を優先するようにしてくださいね。
パートやアルバイトの場合も、必要な書類や期限を整理して伝えるという基本は変わりません。
「誰に頼めばいいかわからない」というときは、まず身近な上司や店長へ確認するところから始めるとよいでしょう。
退職後・転職後に就労証明書をお願いする場合の例文
退職したあとに、以前の勤務先での就労状況について証明書が必要になることもあります。
すでに会社を離れていると、「今さらお願いしても大丈夫かな」「久しぶりなので、どう書き出せばいいの？」と連絡をためらってしまうこともありますよね。
以前の勤務先へお願いするときも、基本は現在の勤務先へ依頼する場合と同じです。
在籍していたことが確認できる情報・必要な書類・用途・期限などを簡潔に伝えると、相手にも用件を把握してもらいやすくなります。
なお、必要な証明内容や手続きは提出先・勤務先によって異なることがあります。まず提出先の案内を確認し、そのうえで以前の勤務先へ相談しましょう。
以前の勤務先へメールで依頼する例文
以前の勤務先へメールを送る場合は、最初に自分が元従業員であることがわかるように伝えます。
退職してから時間が経っている場合は、以前の所属部署なども添えておくと確認してもらいやすいでしょう。
たとえば、次のように依頼できます。
件名：就労証明書発行のお願い（元○○部・○○）
○○株式会社
人事ご担当者様
お世話になっております。
以前、○○部に勤務しておりました○○と申します。
このたび、○○の手続きにあたり、在職時の就労状況について証明書の提出が必要となりました。
お手数をおかけしますが、就労証明書の発行についてご相談させていただけますでしょうか。
提出期限は○月○日となっております。
提出先から指定されている様式を添付いたします。
発行にあたり必要な手続きや情報などがございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
ご多用のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
以前の社員番号など、会社から確認のために求められる情報がある場合は、勤務先からの案内に沿って伝えましょう。
最初の連絡で必要以上の個人情報を書かず、会社から案内された方法で手続きを進めると安心です。
久しぶりに連絡するときの書き出し
退職してから時間が経っていると、メールの最初の一文に悩みますよね。
久しぶりだからといって、長い近況報告や詳しい事情説明を書く必要はありません。
たとえば、次のような書き出しが使いやすいでしょう。
「お世話になっております。以前、○○部に勤務しておりました○○と申します。」
もう少し丁寧にするなら、次のような形でも構いません。
「ご無沙汰しております。以前、○○部に勤務しておりました○○です。在職中は大変お世話になりました。」
そのあとに、就労証明書が必要になったことを続ければ、自然に用件へ入れます。
久しぶりの連絡でも、挨拶は簡潔にして本題をわかりやすく伝えることを意識すると、文章を作りやすくなりますよ。
郵送をお願いするときに伝えること
以前の勤務先が遠方にある場合など、完成した就労証明書を郵送してもらいたいケースもあるでしょう。
ただし、会社によって書類の受け取り方法や郵送の手続きは異なります。
最初から郵送してもらえると決めつけず、対応可能か確認する形にすると安心です。
メールでは、次のように付け加えられます。
「なお、現在は退職しているため、完成した書類を郵送で受け取ることは可能でしょうか。必要な手続きがございましたら、ご案内いただけますと幸いです。」
郵送が可能な場合は、会社から案内された方法に従って送付先などを伝えましょう。
返信用封筒などが必要かどうかも勤務先によって異なるため、自己判断で準備する前に確認しておくとスムーズです。
退職後の証明書は、現在の社員と申請方法が異なる場合もあるため、まず以前の勤務先へ手続き方法を問い合わせるのがポイントです。
以前の勤務先へ連絡するのは少し緊張するかもしれませんが、長い文章を考える必要はありません。
必要な書類と期限を整理し、相手が確認しやすいよう丁寧にお願いしてみてくださいね。
就労証明書を急ぎでお願いしたいときの例文
就労証明書が必要だとわかった時点で、提出期限まであまり日数がないこともありますよね。
「急いで作ってほしいけれど、失礼なお願いにならないかな」と心配になる方もいるでしょう。
急ぎの場合は、ただ「早くお願いします」と伝えるのではなく、提出期限を具体的に伝えたうえで、対応が可能か相談する形にするとやわらかな印象になります。
会社側にも書類作成の手順や必要な確認があるため、希望どおりの日程で受け取れるとは限りません。
できるだけ早めに相談し、難しい場合は提出先にも対応方法を確認してみましょう。
急ぎでも失礼になりにくい伝え方
提出期限が迫っていると、つい「至急お願いします」「○日までに必ずお願いします」と書きたくなるかもしれません。
しかし、担当者の状況によっては、すぐに対応するのが難しいこともあります。
急ぎの理由を長々と説明する必要はありませんが、期限が迫っていることを簡潔に伝えたうえでお願いするとよいでしょう。
たとえば、次のような表現が使えます。
「提出期限が○月○日となっており、急なお願いで大変恐縮ですが、期限までにご対応いただくことは可能でしょうか。」
または、
「こちらからのお願いが遅くなり申し訳ございません。○月○日までに提出する必要があるため、ご対応可能な時期をご確認いただけますと幸いです。」
このように、相手の都合を確認する言葉を添えると、一方的に急かしている印象をやわらげやすくなります。
提出期限が迫っている場合のメール例文
メールで急ぎの依頼をする場合は、件名にも提出期限を入れておくと、担当者が用件を把握しやすくなります。
例文はこちらです。
件名：就労証明書作成のお願い（提出期限：○月○日）
○○様
お疲れさまです。○○部の○○です。
○○の手続きにあたり、就労証明書が必要となったため、ご連絡いたしました。
提出期限が○月○日となっております。
急なお願いとなり大変恐縮ですが、期限までにご対応いただくことは可能でしょうか。
指定の様式を添付しておりますので、ご確認いただけますと幸いです。
もし期限までのご対応が難しい場合は、対応可能な時期をお知らせいただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
自分からの依頼が遅くなった場合は、「急なお願いとなり申し訳ありません」など、ひと言添えてもよいでしょう。
ただし、事情を詳しく書きすぎるより、必要な書類・提出期限・お願いしたい内容をわかりやすくまとめることを優先します。
「至急」「早急に」を多用しない
急いでいることを伝えるために、「至急」「早急に」といった言葉を使うこともあります。
ただ、強い表現を何度も使うと、相手を急かしているような印象になることがあります。
期限が決まっているのであれば、「急ぎです」と繰り返すより「提出期限は○月○日です」と具体的な日付を伝えるほうが状況を理解してもらいやすいでしょう。
また、「○日までに作成してください」と断定するより、「○日までにご対応いただくことは可能でしょうか」と相談する形にすると丁寧です。
会社側から「その日までの発行は難しい」と言われることもあるかもしれません。
その場合は担当者を責めたり、自己判断で書類を作成・修正したりせず、まず提出先へ事情を伝え、どのように対応すればよいか確認しましょう。
急いでいるときほど、会社と提出先の両方へ早めに確認することが大切です。
就労証明書の発行状況を確認するときの例文
就労証明書を会社へお願いしたものの、しばらく経っても連絡がないと、「忘れられていないかな」「もう一度聞いても大丈夫？」と不安になることがありますよね。
特に提出期限が近づいていると、確認したい気持ちはあっても、担当者を急かしてしまわないか気になるものです。
そんなときは、「まだですか？」と催促するのではなく、現在の発行状況を確認するという形で問い合わせると伝えやすくなります。
催促ではなく確認として問い合わせる
発行状況を問い合わせるときは、まず以前依頼した日や書類名を伝えます。
担当者が複数の手続きを抱えている場合でも、「いつ依頼された何の書類なのか」がわかれば確認しやすくなります。
たとえば、口頭なら次のように伝えられます。
「お疲れさまです。○月○日にお願いした就労証明書について、現在の状況を確認させていただいてもよろしいでしょうか？」
提出期限が近い場合は、
「提出期限が○月○日のため、念のため現在の状況を確認させていただければと思いまして……」
と続けてもよいでしょう。
相手を責める表現ではなく、自分が状況を把握するために確認したいという伝え方にすると、やわらかな印象になります。
メールで進捗を確認する例文
メールで確認する場合も、以前依頼したことを最初に伝えます。
「何度もすみません」と必要以上に恐縮するより、簡潔で丁寧な文章を意識するとよいでしょう。
例文はこちらです。
件名：就労証明書の発行状況について
○○様
お疲れさまです。○○部の○○です。
○月○日にお願いしました就労証明書について、現在の発行状況を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。
なお、提出期限は○月○日となっております。
ご多用のところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
すでに担当者から「○日ごろに完成予定」と案内されている場合は、その予定日を過ぎる前に何度も確認する必要はないでしょう。
会社から案内されているスケジュールがある場合は、まずその内容を確認することも大切です。
提出期限が近い場合の確認例文
提出期限まであまり時間がない場合は、その日付もわかりやすく伝えましょう。
ただし、「期限が近いので今日中にお願いします」と一方的にお願いするのではなく、現在の状況と対応可能な時期を確認する形にします。
たとえば、次のようなメールが使えます。
件名：就労証明書のご確認（提出期限：○月○日）
○○様
お疲れさまです。○○部の○○です。
先日お願いしました就労証明書について、提出期限が○月○日に近づいているため、現在の状況を確認したくご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、発行の予定時期についてお知らせいただくことは可能でしょうか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
もし会社から「提出期限までの発行が難しい」と伝えられた場合は、提出先にも早めに相談してみましょう。
必要な対応は提出先によって異なるため、「間に合わないから申請できない」と自己判断せず、提出先の案内を確認することが大切です。
一度確認の連絡を入れたあとは、担当者から案内された予定を待つようにすると、何度も問い合わせることも避けやすくなりますよ。
就労証明書の内容を修正してもらいたいときの例文
会社から受け取った就労証明書を確認していると、「提出先から修正をお願いされた」「記載内容について確認したい部分がある」といったこともあります。
提出期限が近いと焦ってしまいますが、会社が記入した部分を自分の判断で書き換えるのは避けましょう。
まず提出先から求められている内容を確認し、そのうえで勤務先の担当者へ相談するとスムーズです。
まず提出先から求められた内容を確認する
修正をお願いする前に、「どの部分を、どのように確認・修正する必要があるのか」を整理しておきましょう。
たとえば提出先から「こちらの項目について勤務先へ確認してください」と案内された場合は、その内容をできるだけ正確に会社へ伝えます。
自分の解釈だけで「ここは○○と書き直してください」と指定すると、提出先が求めている内容とずれてしまう可能性があります。
わからない点があれば、先に提出先へ問い合わせておくと安心です。
「提出先からどのような案内を受けたのか」を明確にしてから会社へ相談することがポイントです。
会社へ修正をお願いするメール例文
修正をお願いするときは、「間違っています」と強く伝えるより、確認してもらいたい箇所と提出先からの案内を簡潔に伝えるとよいでしょう。
例文はこちらです。
件名：就労証明書の記載内容について確認・修正のお願い
○○様
お疲れさまです。○○部の○○です。
先日は就労証明書をご作成いただき、ありがとうございました。
提出先へ確認したところ、○○の項目について勤務先へ確認のうえ、必要に応じて修正をお願いするよう案内がありました。
お手数をおかけして申し訳ありませんが、該当箇所をご確認いただくことは可能でしょうか。
提出先からの案内内容は、以下のとおりです。
・確認箇所：○○
・案内された内容：○○
提出期限は○月○日となっております。
ご多用のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
提出先からメールなどで具体的な案内を受けている場合は、勤務先のルールや内容に応じて、その情報を共有すると確認してもらいやすくなるでしょう。
何を確認してほしいのかがひと目でわかるようにすると、担当者とのやり取りもスムーズになります。
自分で書き換えず会社へ確認する
名前や勤務時間など、見た瞬間に「ここが違う」と気づく箇所があると、自分で直したくなるかもしれません。
しかし、勤務先が証明する内容については、自己判断で訂正せず、まず発行した会社へ確認しましょう。
また、修正方法について提出先から指定がある場合もあります。
会社へ連絡するときは、「こちらで直してもよいでしょうか」と判断を求めるより、まず「記載内容について確認をお願いしたい」と伝えるとわかりやすいでしょう。
勤務先が記入・証明する部分は勤務先へ、提出方法や受理に関する疑問は提出先へ確認すると整理しておくと安心です。
修正が必要になると少し手間に感じますが、慌てて書き換えるより、正しい手順を確認してから対応することが大切です。
提出期限が近い場合は、そのことも勤務先と提出先の両方へ早めに伝えておきましょう。
就労証明書を再発行してもらいたいときの例文
一度発行してもらった就労証明書でも、紛失してしまったり、何らかの理由で再提出が必要になったりすることがあります。
「せっかく作ってもらったのに、もう一度お願いするのは申し訳ない……」と頼みにくく感じる方もいるかもしれません。
再発行をお願いするときも、必要以上に長い説明をする必要はありません。
再発行が必要になった理由と提出期限を簡潔に伝え、対応が可能か相談するとわかりやすいでしょう。
なお、再発行の方法や必要な手続きは勤務先によって異なる場合があります。会社で決められた申請方法がある場合は、その案内に沿って手続きを進めてくださいね。
紛失した場合のお願い方法
受け取った就労証明書を紛失してしまった場合は、まず会社へ再発行が可能か相談します。
自分の不注意でなくしてしまった場合は、簡単なお詫びを添えると丁寧です。
メールでは、次のように伝えられます。
件名：就労証明書再発行のお願い
○○様
お疲れさまです。○○部の○○です。
先日ご作成いただきました就労証明書について、誠に申し訳ありませんが、紛失してしまいました。
大変お手数をおかけしますが、再発行についてご相談させていただくことは可能でしょうか。
提出期限は○月○日となっております。
必要な手続きがございましたら、ご案内いただけますと幸いです。
お手数をおかけして申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
紛失した事情を細かく説明するより、お詫びと再発行をお願いしたいことを簡潔に伝えるほうが用件を確認してもらいやすくなります。
再提出が必要になった場合の例文
自分で紛失していなくても、提出先から改めて書類の提出を求められるケースもあります。
その場合は、「提出先から再提出を求められたため」と理由を添えて会社へ相談するとよいでしょう。
例文はこちらです。
件名：就労証明書の再発行についてお願い
○○様
お疲れさまです。○○部の○○です。
先日は就労証明書をご作成いただき、ありがとうございました。
提出先より就労証明書を改めて提出するよう案内があり、再度ご相談したくご連絡いたしました。
お手数をおかけしますが、再発行をご対応いただくことは可能でしょうか。
提出期限は○月○日となっております。
必要な様式や手続きについて、改めて確認が必要でしたらお知らせいただけますと幸いです。
ご多用のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
新しい様式での提出を求められている場合は、以前使った用紙をそのまま再利用せず、提出先から案内された最新の様式を確認してから会社へ依頼すると安心です。
再発行をお願いするときのお詫びの伝え方
再発行をお願いするときは、「何度もお願いして申し訳ありません」と気になりますよね。
特に自分で紛失した場合は、お詫びの言葉をひと言添えると丁寧です。
たとえば、次のような表現が使えます。
「一度ご作成いただいたにもかかわらず、再度お願いすることとなり申し訳ございません。」
「お手数をおかけして大変恐縮ですが、再発行についてご対応いただけますでしょうか。」
一方、提出先から再提出を求められた場合などは、自分のミスではありませんので、必要以上に謝り続ける必要はありません。
お詫びは簡潔にして、再発行が必要な理由や期限をわかりやすく伝えることを優先しましょう。
また、再発行にかかる時間や手続きも会社によって異なる可能性があります。
提出期限が決まっている場合は早めに相談し、間に合うか心配なときは提出先にも確認しておくと安心ですよ。
会社に就労証明書を依頼するときのメールの書き方
就労証明書をメールでお願いするとき、「丁寧に書こうとすると長くなってしまう」と悩むこともありますよね。
依頼メールは、長ければ丁寧というわけではありません。
担当者が内容を確認しやすいよう、用件・用途・提出期限・様式などの必要な情報を簡潔にまとめることがポイントです。
ここでは、就労証明書の依頼メールを書くときに押さえておきたい基本を順番に確認していきましょう。
件名だけで用件がわかるようにする
メールを送るときは、件名を見ただけで就労証明書に関する連絡だとわかるようにします。
たとえば、次のような件名が使いやすいでしょう。
「就労証明書発行のお願い」
「就労証明書作成のお願い（○○部・○○）」
提出期限が近い場合は、
「就労証明書作成のお願い（提出期限：○月○日）」
のように日付を加える方法もあります。
「お願いがあります」「書類について」だけでは用件がわかりにくいため、件名に「就労証明書」と入れておくと確認してもらいやすくなります。
何のために必要なのか簡潔に伝える
本文では、就労証明書を何の手続きに使用するのか簡潔に伝えます。
たとえば、
「保育園の申請手続きにあたり、就労証明書の提出が必要となりました。」
「○○の手続きで就労証明書が必要となったため、ご連絡いたしました。」
といった書き方ができます。
詳しい事情を長く説明する必要はなく、担当者が書類の用途を把握できる程度に伝えるとよいでしょう。
提出先の名称などを伝える必要がある場合は、その情報も加えてくださいね。
提出期限をわかりやすく伝える
提出期限が決まっている場合は、「できるだけ早めに」といった曖昧な表現ではなく、具体的な日付を伝えましょう。
たとえば、
「提出期限は○月○日となっております。」
と書けば、担当者にも必要な時期が伝わります。
ただし、提出期限と会社へ作成してもらいたい期限は必ずしも同じではありません。
受け取ってから自分で提出する必要がある場合は、その時間も考えて早めに相談しておくと安心です。
期限が迫っている場合でも、一方的に期日を指定するのではなく、対応可能か相談することを意識しましょう。
様式や提出方法について伝える
提出先から指定された様式がある場合は、そのこともメールに記載します。
メールにファイルを添付するなら、
「指定の様式を添付しておりますので、ご確認をお願いいたします。」
と添えておくとわかりやすいでしょう。
紙の用紙を渡す場合は、
「指定の用紙がありますので、別途お渡しいたします。」
などと伝えられます。
また、完成した書類をどのように受け取るのか確認が必要な場合は、その点も問い合わせておきましょう。
指定様式の有無や受け取り方法など、担当者が手続きを進めるために必要な情報をまとめて伝えると、何度もやり取りする手間を減らしやすくなります。
最後にお礼の言葉を添える
メールの最後には、対応してもらうことへの感謝が伝わるひと言を添えます。
たとえば、
「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」
「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」
といった表現が使いやすいでしょう。
急ぎの場合でも、
「急なお願いとなり恐縮ですが、ご対応が可能かご確認いただけますと幸いです。」
のように伝えれば、事情を示しながら丁寧にお願いできます。
難しい敬語をたくさん使うより、相手が読みやすく、必要な情報がきちんと伝わるメールを意識することが大切です。
「何を書けばいいかわからない」と迷ったときは、用件・用途・期限・様式・お礼の5つを確認すると、依頼メールをまとめやすくなりますよ。
就労証明書をお願いするときに会社へ伝えること
就労証明書を会社へお願いするときは、必要な情報をあらかじめ整理しておくとやり取りがスムーズになります。
担当者から何度も確認されることを減らすためにも、「何のために必要なのか」「いつまでなのか」「どの様式を使うのか」などを確認しておきましょう。
すべての項目が必要とは限りませんので、提出先の案内と勤務先のルールに合わせて準備してくださいね。
就労証明書の用途
まず伝えておきたいのが、就労証明書を何のために使用するのかという点です。
たとえば保育園などの申請であれば、
「保育園の申請手続きで就労証明書が必要となりました。」
と簡潔に伝えられます。
詳しい事情まで説明する必要はありません。
担当者が書類の用途を確認できる程度に、必要な目的を簡潔に伝えるとよいでしょう。
提出期限
提出期限が決まっている場合は、具体的な日付を会社へ伝えておきます。
「なるべく早くお願いします」ではなく、
「提出期限は○月○日です。」
と伝えたほうが、必要な時期を把握してもらいやすくなります。
ただし、会社へ伝えたからといって、必ず希望した日までに発行してもらえるとは限りません。
社内で確認や手続きに時間がかかることも考えて、提出期限がわかった段階でできるだけ早めに相談すると安心です。
指定された様式の有無
就労証明書には、提出先から様式が指定されている場合があります。
指定された様式がある場合は、会社へ依頼するときに一緒に渡したり、メールに添付したりできるよう準備しておきましょう。
「会社にある就労証明書を作ってもらえば大丈夫」と自己判断するのではなく、提出先から指定されているものがないか確認することが大切です。
様式だけでなく、記入方法について案内がある場合は、その内容も確認しておくとよいでしょう。
原本・データなど必要な提出形式
書類をどのような形で提出する必要があるのかも確認しておきたいポイントです。
紙の書類が必要なのか、データでの提出が案内されているのかなど、提出先によって方法が異なることがあります。
そのため、会社へ「紙でください」「PDFでください」とお願いする前に、提出先の案内を確認しておきましょう。
会社側でも対応できる形式が決められている場合があります。
提出先の指定と勤務先の発行方法の両方を確認することで、受け取ったあとに準備し直す手間を減らしやすくなります。
受け取り方法
完成した就労証明書をどのように受け取るのかも確認しておくと安心です。
社内で直接受け取る場合もあれば、勤務先によっては別の受け取り方法が案内されることもあります。
特に退職後の会社へ依頼する場合は、現在の社員と手続きが異なる可能性もあるため、最初に確認しておくとよいでしょう。
たとえば、
「完成した就労証明書の受け取り方法についても、ご案内いただけますでしょうか。」
と依頼メールに添えておけば確認できます。
用途・提出期限・様式・提出形式・受け取り方法を整理しておくと、会社への依頼内容がぐっとわかりやすくなります。
わからない項目がある場合は無理に自分で判断せず、提出先や勤務先へ確認しながら準備してくださいね。
就労証明書を会社に依頼するときの注意点
就労証明書は、会社へお願いすれば準備が終わるとは限りません。
提出先によって指定される様式や案内が異なることがあり、勤務先にも独自の申請方法が設けられている場合があります。
「せっかく作ってもらったのに、もう一度お願いすることになった」という事態をできるだけ避けるためにも、依頼する前に提出先と勤務先の両方の案内を確認しておくことが大切です。
提出先の案内を先に確認する
最初に確認しておきたいのが、就労証明書を提出する相手からの案内です。
指定された様式があるのか、いつまでに提出するのか、どのような方法で提出するのかなどを確認しましょう。
特に保育園・保育所などの申請に使用する場合は、自治体など提出先から案内されている最新の情報を確認しておくと安心です。
以前使用した就労証明書が手元にあったとしても、今回も同じ様式が使えるとは限りません。
過去の書類をそのまま使えると判断せず、今回の手続きで指定されている内容を確認するようにしましょう。
自分で記入してよい欄を確認する
就労証明書を受け取ったとき、「氏名などは先に自分で書いておいたほうが親切かな」と思うこともあるかもしれません。
ただし、どの欄を誰が記入するのかは、書類や提出先の案内によって異なる場合があります。
そのため、自分で記入してよいか迷う欄がある場合は、説明や記入上の案内を確認しましょう。
それでもわからない場合は、提出先や勤務先へ確認してから記入すると安心です。
「たぶん自分で書いて大丈夫」と判断せず、書類の案内に沿って対応することを意識してくださいね。
会社側の記入欄を勝手に修正しない
完成した就労証明書を確認したとき、勤務時間や勤務状況などについて「自分が思っていた内容と違う」と感じることもあるでしょう。
その場合でも、勤務先が記入・証明した内容を自己判断で書き換えるのは避けます。
気になる部分があれば、まず勤務先の担当者へ確認しましょう。
また、提出先から修正について案内を受けた場合は、その内容を会社へ伝えて対応を相談します。
会社が証明する部分について疑問があるときは、自分で直すのではなく発行した勤務先へ確認することが大切です。
余裕を持って依頼する
就労証明書の発行にどのくらい時間がかかるかは、勤務先によって異なります。
担当者がその場ですぐに作成できるとは限らず、社内で確認や申請が必要になることもあります。
そのため、提出期限の前日や数日前になってから慌ててお願いするのではなく、必要だとわかった段階で相談しておくと安心です。
「何日前なら必ず間に合う」と一律に考えず、勤務先で必要な日数を確認すると予定を立てやすくなります。
すでに期限が迫っている場合は、その事情と具体的な提出日を伝え、対応可能か相談しましょう。
会社独自の申請方法がないか確認する
勤務先によっては、人事や総務へメールするのではなく、社内システムや専用フォームなどから証明書の発行を申請することがあります。
また、直属の上司ではなく、決められた担当部署へ申請するケースも考えられます。
申請方法がわからない場合は、
「就労証明書が必要なのですが、社内ではどのように申請すればよいでしょうか？」
と確認するとよいでしょう。
会社独自の手続きがある場合は、そのルールを優先することで、担当部署への行き違いも防ぎやすくなります。
就労証明書をお願いするときは、難しい手続きをすべて自分で判断する必要はありません。
迷ったときは、提出に関することは提出先へ、会社での発行手続きについては勤務先へ確認しながら進めてくださいね。
就労証明書の依頼でよくある疑問
就労証明書を初めて会社へお願いするときは、「誰に頼めばいい？」「メールだけでいい？」「何日前にお願いする？」など、細かな疑問が出てきますよね。
ここでは、就労証明書を依頼するときに迷いやすいポイントをQ&A形式でまとめました。
実際の手続きは勤務先や提出先によって異なることがあるため、最終的にはそれぞれの案内を確認しながら進めるようにしてくださいね。
就労証明書は誰に頼めばいい？
就労証明書の発行を担当する部署や担当者は、勤務先によって異なります。
人事や総務が担当している会社もあれば、上司や店長などを通して申請する場合もあります。
担当者がわからない場合は、上司などへ
「就労証明書が必要なのですが、どちらへお願いすればよいでしょうか？」
と確認してみましょう。
最初に申請窓口を確認してから依頼すると、手続きを進めやすくなります。
メールだけで依頼しても大丈夫？
メールで就労証明書を依頼できるかどうかは、勤務先のルールによって異なります。
メールで受け付けてもらえる会社もあれば、社内システムや専用フォームなどからの申請が必要な場合もあります。
そのため、初めて依頼するときは勤務先の申請方法を確認しておくと安心です。
メールで依頼できる場合は、用途・提出期限・指定様式の有無などを簡潔に伝えるとよいでしょう。
会社に何日前までに頼めばいい？
「提出日の○日前までに頼めば大丈夫」と一律に決めることはできません。
発行までに必要な日数は、勤務先の手続きや状況によって異なるためです。
書類が必要だとわかったら、できるだけ早めに会社へ相談しましょう。
申請方法を確認するときに、
「発行までの目安も教えていただけますでしょうか？」
と聞いておくと予定を立てやすくなります。
提出期限から逆算するだけでなく、勤務先で必要な日数を確認することがポイントです。
パートやアルバイトでも発行をお願いできる？
パートやアルバイトとして勤務していて、提出先から就労証明書を求められている場合は、まず勤務先へ発行について相談してみましょう。
店舗で働いている場合でも、実際の発行手続きは本社や人事などが担当していることがあります。
誰にお願いすればよいかわからなければ、店長や上司へ申請方法を確認するとよいでしょう。
雇用形態だけで自己判断せず、必要な書類と用途を伝えて勤務先へ確認すると安心です。
退職した会社にもお願いできる？
退職後に以前の勤務先での就労状況について証明が必要になった場合は、まず元の勤務先へ発行について問い合わせてみましょう。
退職者向けの申請方法が決められている場合もあるため、現在働いている社員と同じ方法で手続きできるとは限りません。
連絡するときは、以前勤務していた部署や氏名、必要な書類、用途などを簡潔に伝えます。
提出先から求められている証明内容を確認してから、以前の勤務先へ相談するとやり取りがスムーズです。
発行に時間がかかっているときはどうする？
就労証明書を依頼してから時間が経っている場合は、担当者へ発行状況を確認してみましょう。
その際は、
「○月○日にお願いしました就労証明書について、現在の状況を確認させていただけますでしょうか？」
といった形で問い合わせると自然です。
提出期限が近い場合は、その日付も一緒に伝えます。
もし期限までの発行が難しいと言われた場合は、提出先にも事情を伝え、どのような対応が可能か確認するようにしましょう。
間違いを見つけたら自分で直してもいい？
会社から受け取った就労証明書に気になる記載があっても、勤務先が記入・証明した部分を自分の判断で書き換えるのは避けましょう。
まず会社へ連絡し、記載内容を確認してもらいます。
提出先から修正について具体的な案内を受けている場合は、その内容も会社へ伝えるとよいでしょう。
会社が記入する部分は勤務先へ、提出方法や必要な記載についてわからないことは提出先へ確認すると整理しておくと安心です。
就労証明書の依頼では、「これで合っているのかな」と迷う場面もあるかもしれません。
そんなときは自己判断で進めず、勤務先や提出先へ確認しながら準備していきましょう。
まとめ｜就労証明書は必要事項と期限を伝えて早めに会社へ依頼しよう
就労証明書を会社へお願いするときは、「どんな文章で頼めば失礼にならないのだろう」と難しく考えてしまいがちです。
けれども、特別にかしこまった文章を用意する必要はありません。
就労証明書が必要なこと・用途・提出期限・指定された様式の有無などを、わかりやすく伝えることを意識すると、依頼内容をまとめやすくなります。
メールでお願いするときは、件名に「就労証明書」と入れ、本文では必要な情報を簡潔に伝えましょう。
たとえば基本的な依頼なら、次のような形で伝えられます。
「○○の手続きにあたり、就労証明書が必要となりました。お手数をおかけしますが、ご作成いただくことは可能でしょうか。提出期限は○月○日です。」
この文章を基本に、指定様式や受け取り方法など、必要な情報を加えていけば十分です。
また、保育園・保育所の申請、パート・アルバイト、退職後など、状況によって依頼先や手続き方法が異なることもあります。
誰にお願いすればよいかわからない場合は、まず勤務先で就労証明書の申請方法を確認するところから始めてみてください。
